請求書WEBサービスと連携可能な販売管理システムAlly
テレワークとは
現在、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、3密を避ける為の有効な対策としてテレワークを導入する企業が増えてきています。
その為、最近ではテレワークという言葉を耳にする機会も以前に増して多くなってきました。
そもそもテレワークとは、どのようなものなのでしょうか。
テレワークとは情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方の事を指します。
請求と入金をテレワークで管理する場合の問題点
現在の状況を踏まえると各企業の働き方も従来の勤務形式から新しい形へ移り変わっていく事が予想されるでしょう。請求書の発行も例外ではありません。テレワークで請求書が発行できるシステムを導入している会社が増えてきています。そういった中で、問題となってくることが、請求管理と入金管理です。
請求担当の従業員が会社に出社していたときには問題はありませんでしたが、テレワークで請求書を発行します。それをExcelで管理していたとなると、情報共有が困難となります。
そういった状況の中で紹介したいのが、請求書WEBサービスと連携可能な販売管理システムAllyです。
販売管理システムAllyの特徴
今後、先程述べたテレワークが普及するにあたり、まずテレワークが可能な環境を整える事が前提となりますが、その上でテレワーク対応のシステムの需要がより一層大きくなってくるでしょう。
販売管理システムAllyは、「契約」に基づいた請求書発行のタイミングの管理と「実現主義の原則」に基づいた売上計上基準の両方を同時に満たした、販売管理システムになります。
オンプレミス型のシステムは、通常はPCにインストールして運用しますが、Allyはクラウドベンダー様が提供するクラウドサービス上で運用することが可能になっています。
そのため、社内外場所を問わずに販売管理システムAllyにアクセスし各ユーザーは日常的に業務を行う事が可能です。
販売管理システムAllyにおいて、契約の登録や顧客情報の登録、請求データの作成等、テレワークにおける業務で賄える作業は多いですが、企業によってはそうでない場合もあるかと思います。
その1つが請求業務です。請求業務の場合、ここ最近はビジネスの多くの業務が電子化されつつありますが、請求書を発行する場合、印刷・封入・発送と全て人の手による手作業で行っているケースもまだまだ多いです。
このようなケースでは、結局テレワークでの対応が出来ず会社に出社して請求書の印刷・封入・発送作業を行う必要があります。請求書の発行のためだけに、担当者が会社に出社するところもあります。
働き方が大きく変わろうとしている今、このような出社しないと作業が行えていない業務の部分を変えていく必要性があると思います。
解決策として挙げられるのが販売管理システムと請求書WEBサービスの連携です。
販売管理システムAllyと請求書WEBサービスの連携
販売管理システムAllyは請求書WEBサービス(楽楽明細)「株式会社ラクス様」との連携実績があります。
連携をするにあたり販売管理システムAllyは、請求書をPDFデータで楽楽明細のアップロード形式に併せたファイル名で出力する事やアップロードする請求書レイアウトを自由に設計する事が可能です。
もちろんPDFデータでの連携のみでなくCSVデータを出力してアップロードすることも対応可能です。
販売管理システムAllyから出力したPDFデータ又は、CSVデータを請求書WEBサービス(楽楽明細)にアップロードする事で、請求書発行先に応じて「WEB」、「メール添付」、「郵送」、「FAX」のいずれかの請求方法で、自動で割り振りし、請求書を発行することが出来ます。
請求書WEBサービス(楽楽明細)のメリット
請求書WEBサービス(楽楽明細)を利用する事により、これまでの課題が解決され多くのメリットが生まれることでしょう。
請求書を紙で印刷する際に必要な、紙代やインク代、請求書を郵送するときに掛かる封筒代・郵送代、さらには業務をおこなう人件費と多くのコストが掛かりますが、Web請求書サービスに切り替える事で、Webサービス上で完結できる為、大幅なコスト削減に繋がります。
コスト削減のみでなく、これまで何百枚と印刷や封入の手間がかかっていた手作業がなくなる為、業務の大幅な効率化にも繋がります。
先述で述べたように、各コストを一括して削減できることや、業務の効率化の面から請求書の電子化に踏み切る大きな理由のひとつとなっています。
その他、起こりがちな請求書の封入ミスや、到着遅延といったクレームに繋がりかねない事案も防ぐことが出来るのではないのでしょうか。
「楽楽明細」は、各請求先における請求書のダウンロード状況が一目で確認できるのでダウンロードされていないお客様へはリマインドメールを自動で配信するといった事も可能です。
請求書発行時もワンクリックで一度に帳票を送ることができ、操作も簡単で使いやすいシステムになります。
このように販売管理システム上で請求データを作成し、請求書WEBサービスに連携する事で、社内で必ず行わなければならないという作業がなくなり、新しい形の勤務形式に対応する事が可能であり、時代の流れに沿っていく事が出来るのです。
請求書WEBサービス(楽楽明細)と連携できる販売管理システムならAllyにお任せください。
