入金消込の自動化とは？

会社が企業又は個人に販売をしたとき、その支払い方法として銀行振込や口座振替が利用されます。支払い期日になったら、顧客への請求金額と入金額の付け合わせを行い、代金がきちんと振り込まれているかを確認します。

この作業のことを、入金消込と言います。

入金消込作業は、入金日の後に行われますが、毎月月末などの決まった日に集中して行われることが多いです。入金件数が少なければ、それほど時間を取られることはありませんが、件数が膨大になってくると時間がかかりますし、チェックミスも起こってきます。

そのような場合に便利なのが、入金管理システムの導入です。入金管理システムなら、入金消込を自動化することが可能です。

なぜ入金消込作業が属人化してはいけないのか？

入出金が属人化すると、担当者が不正（着服）してもわからない場合があるからです。ニュースで「従業員が会社のお金を１億円も着服していた」という企業もあるほどです。

企業が成長してくると、入出金の属人化の問題が必ずと言ってよいほど出てきます。入金消込の自動化は、入金業務の属人化を防ぐ役割もあります。

入金消込自動化のタイミング

請求件数が少ないうちは、銀行通帳の記帳やインターネットバンキングソフトで、支払期日に顧客が支払われたかを、目視で確認すると思います。ところが、契約件数が膨大になってきたら、その確認作業だけで、丸一日かかったり、はたまた複数人で作業を行ったりと、入金管理だけで膨大な労力が必要となる場合があります。しかも、その作業は支払い期日直後の日に集中します。

きちんと仕組みができて、ミスなく入金消込が行われていたら、担当者の苦労はともかく、経営者としては安心です。しかし、件数が更に増えたらどうでしょうか。今の仕組みでは、入金管理が破綻する可能性が出てきます。

そのときが、入金消込の自動化を検討するときです。入金管理作業が破綻寸前になるまで待つのではなく、前もって入金消込が自動化できないかどうかを検討すべきです。

入金消込を自動化するためには

入金消込を自動化するためには、システムを導入する必要があります。

銀行に振り込みがあったら、そのＦＢデータをシステムがダウンロードし、カナ名やバーチャル口座番号、顧客番号で得意先を照合し請求金額と入金額を照らし合わせて、金額が合致するものであれば入金消込を行うというシステムです。

得意先から振り込まれる金額が、請求金額と一致していれば良いのですが、一致しない場合があります。例えば、2ヶ月分の振込があったり、振込手数料を差し引いて振り込んできたりといった具合です。

そういった、請求金額と入金金額が一致しない場合は、目視での入金消込が必要です。

当社のAllyのように、入金消込システムの種類によっては、特定の得意先で毎回、一定の振込手数料を差し引いて振り込まれる場合には、その得意先を指定して、例えば「432円少なくても入金金額と一致したものと見なす」という設定が可能です。

入金消込を自動化するシステム選び

このように、入金データを取り込み、入金消込を自動化してくれ債権が管理できるシステムのことを、債権管理システムと言います。

債権管理システムは、大企業向けの大きなものから、中小企業でも導入しやすい、機能を絞った廉価なものまであります。債権債務管理システムを導入する場合は、システムの価格にとらわれず

• 自社の背丈に合う
• なるべく安価なもの
• 会社に導入しやい
• 担当者が作業しやすい

そういったシステムを選ぶ必要があります。

例えば、大手システムメーカーが提供するパッケージシステムであれば、入金消込自動化は、さまざまな機能の中の一つに過ぎないため、システムが高価になり使用しない機能がたくさん出てしまうことがあり、入金消込自動化するために細かな設定ができないものもあります。そういったシステムを導入するのであれば、細かな設定を盛り込むためには、カスタマイズが必要になるので、高価なシステムがより高価になってしまいます。

入金消込の自動化ならAlly

入金消込とは、顧客から代金が正しく支払われたかどうかをチェックすることです。請求件数が多くなればなるほど、毎月のチェックする量が多くなり、入金消込のために人員確保が必要になることもあります。また、件数が多くなればミスも出がちですので、そのチェックをする時間も多くかかります。

販売管理システムAllyなら、入金消込作業を自動化できるので、入金消込の作業時間を軽減できます。

特に振込手数料や取引先との消費税計算方法の違いによる消費税差額の自動仕訳、過入金発生時の預り金や不足金の対応、売掛金の消込、前受金の自動仕訳などの機能により、Excelや帳簿での入金消込を行なう必要がありません。経理担当者にとって大変な入金消込作業を自動化でき、経理業務を効率化できます。

更に「Ally」は、他の会計ソフトやSFA（販売支援システム）との連携で、入金消込システムとしてもご利用可能です。入金消込の自動化に、「Ally」をご検討してください。