導入事例6
士業の業務改善に寄与する
特殊法人様
会員ごとの年間契約に基づく会費請求、入金確認、月ごとの売上計上、前受金管理をExcelで行っていました。業務が特定の担当者に依存していたことから、未収金・前受金を一元管理できるシステムを検討し、Allyを導入しました。
導入の背景
従来はExcelを利用し、請求に対する入金確認、毎月の収益計上、未収金・前受金の管理を行っていました。担当者ごとの知識や作業に依存する部分が多く、業務の属人化が課題となっていました。
会計ソフトを購入した販売店へ相談したところ、会費請求から期間按分、前受金管理、会計連携までを一連の流れで処理できるAlly債権管理システム[公益法人会計版]の提案を受けました。デモで実際の運用を確認し、導入を決定しました。
課題 1
年会費の定期請求
会員ごとの契約内容と請求タイミングを継続的に管理する必要がありました。
課題 2
未収金・前受金管理
入金状況と月ごとの売上を確認しながら、未収金と前受金を管理していました。
課題 3
Excelと会計への二重作業
集計や仕訳入力に手作業が残り、担当者の作業負担と確認工数が発生していました。
Ally導入後の運用
1 会員・契約情報を登録会員情報と年会費などの契約内容を登録し、請求周期や支払方法を管理します。
2 請求データを作成年会費などの請求予定に基づき、請求データを一括作成します。
3 入金データを取り込み・消込銀行振込の全銀形式データなどを取り込み、請求データとの照合・消込を行います。
4 月ごとの売上を作成請求データをもとに、契約期間に応じた月ごとの売上データを作成します。
5 前受金を判定売上データと入金消込データの日付を比較し、前受金を判定します。
6 PCA公益法人会計へ連携仕訳データを作成し、PCA公益法人会計へ取り込むことで会計入力を効率化します。
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導入効果
未収金・前受金の状況をシステムで確認でき、集計作業の時間を短縮
担当者以外の職員も必要な情報を参照でき、業務の属人化を軽減
入金データの取り込みと消込により、入金確認作業を効率化
PCA公益法人会計向けの仕訳データを作成し、会計ソフトへの二重入力と確認作業を削減
公益法人・会員制団体の会費管理にも
Ally債権管理システム[公益法人会計版]は、年会費などの定期請求、途中入会・途中退会、入金消込、売上の期間按分、前受金管理、会計連携まで、会費に関わる一連の業務を管理できます。
Excelによる会員別の請求・入金管理を見直したい場合や、担当者に依存している業務を標準化したい場合にも、現在の運用に合わせた導入方法を検討できます。