営業支援システム-Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)で入金管理|債権債務管理いろは


営業支援システム-Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)で入金管理

営業支援システム-Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)で入金管理

営業支援システムセールス・フォースで入金管理

営業支援システム(セールス・フォース・オートメーション:以下、SFA)では、さまざまな支援機能で、企業における営業活動をバックアップしてくれるソフトです。営業案件管理を行う場合には、どのような項目を設定するかを自分で決めることができるので、企業で営業案件管理している区分や項目をそのまま使用することができます。

そのような便利なSFAにも欠点があります。その一つとして、顧客に行った請求に対して、きちんとお支払い頂いたかどうかのチェック「入金消込」を手動で行う必要があるということです。

入金消込が自動かされていないSFAでの入金管理方法

入金消込が自動化されていないSFAでは、銀行振込や現金などでのお支払い状況を一覧にしたものを用意し、SFAに案件ごとに入金日や金額などを手入力していきます。

そして、未入金の項目があれば、それをリスト化して各案件担当に連絡し、入金依頼をしていきます。

この作業は、入金リストが少数であれば問題なくできると思います。ところが、案件数が膨大な企業や、同じ顧客に対して複数の請求をして一括支払いをしてもらっている企業などでは、人が行う作業に限界があります。

月末処理に追われ時間が迫ってきたり、あるいは入力ミスや確認ミスが出てしまう恐れがあります。

そういったことから、入金消込処理を自動化したいものです。

SFAの入金消込作業のサポートに案件単位の債権管理システム

SFAと販売管理を導入するときは、自社開発でなく、ベンダーと言われるSFAのテンプレートを開発している会社からそのままテンプレートを導入するか、自社に合うようにカスタマイズして導入してくれる企業に依頼すると思います。そのようなベンダー企業が、もしかしたら独自開発で入金消込の機能を盛り込んでくれるかもしれませんが、導入コストと時間がかかるというデメリットがあります。

そこで、ご紹介したいのが、案件単位の債権管理に特化したシステムです。案件単位の債権管理は、販売管理パッケージソフトですが、案件単位もしくは明細単位に入金の管理をしているのでSFAに対して必要な入金情報をフィードバックすることが可能です。

案件単位の債権管理システムを導入するとSFAの請求(売上)情報をシステムに連携した後、銀行振込のデータ(FBデータ)や口座振替結果データを基に入金消込処理を自動で行います。ここでは詳しくは述べませんが、さまざまな細かい入金条件(手数料、回収サイト)を設定することで、どのような入金状況にも対応可能です。

そのデータをSFAにフィードバックすることで、今まで数名で何時間もかけて行っていた作業を、一人が数十分程度の作業で行うことができるようになります。

案件単位の債権管理システムを利用すると

債権管理システムは、入金消込だけでなく、さまざまな機能で企業の数字管理を行うことができるバックヤードシステムです。前受金管理、過入金管理、不足金管理といった管理を、ミスなく正確に行えるようになりますので、業務の省力化が可能です。

実際にSFAを利用して、二人で3日かけて行っていた入金管理をしていた企業様から「入金管理を自動化したい」とご相談がありました。債権管理システムを導入してご利用いただいた結果、今まで2名で3日かけていた入金管理が、1名で1日もかからずに終わるようになりました。

経理の人件費が削減できたばかりか、入金管理の人為的ミスが激減し、たいへん感謝されています。

セールスフォースと連携させて入金管理を行った債権管理システムの画面イメージ

SFAをご利用中の方で、入金管理を自動化し、コスト削減やミスの軽減を行い方は、お気軽ご相談ください。

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