中小企業であれば、経理のような内部管理にお金をかけずに、営業活動などの外回りに投資すべきだと言えます。内部管理にいくらお金を投資しても、そこから利益は得られないためです。

社長は営業担当者に対してノルマを課していることが多いのですが、営業担当者としては、お客様に売りやすいものや、売れやすいものを販売します。

その販売するものが、決められた売り方で売ってくれたらいいのですが、営業の範疇でさまざまな契約内容で受注してしまうことがあります。

このコラムでは、イレギュラーな請求パターンが多い中小企業で、経理がExcelでの請求管理でトラブルが発生する前のシステム化についてご提案します。

イレギュラーな支払い契約例

例えば、ものを販売したときの支払い回数が、１回の請求書に対して一括で支払ってもらえたら良いのですが、何回か分割で支払うといった約束で取り付けてくる場合もあるでしょう。

他には、毎月定期的に商品を提供する契約をしたとします。そのときに、代金の支払い時期が、商品を納品したときに代金を頂いたらいいのですが、与信の関係などで、先に何カ月分かの代金を頂くこともあることでしょう。

そのような、通常とは違ったイレギュラーな支払い方法での契約をするなどしながら、営業担当者はいっしょうけんめい販売をしてきます。

そのとき経理は？

このようなイレギュラーな契約をしてきたときに困るのが経理です。

経理は、請求管理ソフトを活用して請求業務を行っていますが、上記の例のように、会社での売上額とお客様のご入金金額が違っている場合の処理では、一般的な小売・流通業向け請求管理ソフトでも対応していない場合があるので、Excelやメモなどを活用して、別途請求管理をしていく必要があります。

せっかく仕事が受注できたのですから、イレギュラーな契約であったとしても、社長は喜ぶわけですが、経理は困ります。営業も、一度受注できたのですから、自信がついたり、経理で問題がないとわかると、同じような契約で他の案件を受注しだします。

そのときに、経理がしっかりと管理できていたら問題ありませんが、しっかり管理ができないままに受注が増えたり、しっかり管理できていたとしても、イレギュラーな案件の受注件数がキャパシティーを超えてしまったりしたら、経理業務が滞ってしまいます。

経理でトラブルが発生する前に

そのように、イレギュラーな請求が多い中小企業では、経理でのトラブルが発生する前に、請求管理ソフトの見直しをお勧めいたします。

ディータイドでは、さまざまな要件での請求管理が可能な請求管理Bsup（債権債務管理システム）を通じて、中小企業の請求管理の仕組み化をお手伝いいたします。