サービス業でのExcelを使った請求管理方法|債権債務管理いろは


サービス業でのExcelを使った請求管理方法

サービス業でのExcelを使った請求管理方法

コンサルティング費用やソフトウェアのサポート保守の費用の定期な請求管理など、サービス役務提供型業務では、経理上の債務管理では、一工夫が必要です。その理由と対策についてまとめました。

サービス業での会計ソフトと請求管理ソフトの連携

有名な請求管理ソフトは、商品の販売に関して強みがあります。ですので、商品を販売し、請求書を発行し、「売掛」となります。そして、その代金が入金されて、その消込をすれば完了です。

ところが、上述したサービス役務提供型業務で、一括で代金を頂いた後に定期的に役務を提供する場合には、会計と請求管理の連携で少し工夫が必要です。

コンサルティング契約の例

例えば、コンサルティング会社が、毎月のコンサルティングを年間契約で受注した場合のことを考えてみましょう。

年間契約ですので、最初の月に1年分のコンサルフィーの請求書を発行します。そして、請求管理ソフトでは、1年分の金額を入力します。担当のコンサルタントが毎月、お客様の会社に訪問をして、サービスを提供します。

経理では、一括請求した金額を12カ月で按分し、各月の売上高を会計ソフトに入力して、役務提供が終わった月毎に前受金を取り崩します。まだ役務を提供していない月の合計金額が「前払金」となります。

このようにして、毎月の経理処理によって、「売上高」が増えていき、「前払金」が減っていきます。そして、最後の月にサービス提供が終了したら、役務完了で、最初の月にご入金頂いた前受金が全てなくなります。

Excelを活用した管理方法

上記のように、最初にお金を頂き、毎月などの定期的に役務を提供し、請求金額を月毎に按分して、請求金額、入金額、売上高、前受金に分けて管理をするためには、Excelを活用すると便利です。

このExcelのサンプル図は、縦に顧客名やサービス役務名を入れ、横に月毎の按分金額を入力しています。

この表を経理担当者が管理し、これを基にして、請求管理ソフトと会計ソフトでの入力を実施します。

案件が300件を超えてきたら

このような、Excelを活用した請求管理の方法では、200件ぐらいまででしたら、一人の経理担当者で管理できますが、300件を超えるようであれば一人では限界です。チェック作業が膨大になり、時間がかかりすぎるためです。

そうなってくると、経理担当者から「もう一人、人員を増やしてください。」と要望が出てきますので、社長はそれを鵜呑みにしてはいけません。なぜなら、担当者を二人体制にしたとしても、二人の連携作業が出てきますので、お互いのチェックのために、余計に時間がかかるようになるばかりか、ミスが出てくることもあります。

そのようなときには、当社の請求管理パッケージソフト「Bsup」のような、サービス業の経理に強い請求管理システムの導入を検討すべきでしょう。特に、中小企業であっても、これから営業に力を入れていきたいと思っている企業では、請求管理のシステム化は必須となります。

ディータイドのサービス

ディータイドでは、サービス業の経理業務に強い請求管理パッケージソフト「Bsup」の販売を通じて、お客様の請求管理の課題の抽出から行っています。経理業務の仕組みづくりをご検討されるのであれば、ぜひディータイドにお任せください。

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